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内部統制システム

反社会的勢力に対する基本方針

株式会社コラボスは、次のとおり反社会的勢力に対する基本方針を定め、役職員一同これを遵守することにより、業務の適切性と安全性の確保に務めます。

1.組織としての対応

担当者・担当部署任せにならぬよう経営トップ以下、組織全体として対応します。また、対応する従業員の安全を確保します。

2.外部機関との連携

平素から、警察、弁護士等と緊密な連携関係を構築することに努めます。

3.取引を含めた一切の関係遮断

反社会的勢力とは取引関係を含め、一切の関係を持たず、また、反社会的勢力による不当要求は拒絶します。

4.有事における民事と刑事の法的対応

反社会的勢力による不当要求に対しては、毅然とした態度で臨み、躊躇せず民事・刑事の法的な対応を行います。

5.裏取引や資金提供の禁止

不祥事等の事案を隠蔽するための裏取引を行なわず、資金提供も絶対行いません。

内部統制に係わる基本方針

1.内部統制システムに関する基本的な方針

業務執行の最高責任者として代表取締役は、内部統制システムの整備及び運用について責任をもって実施する。内部監査室は管理部と連携し、規程・体制等の整備を統括し、監査レビューの実施やリスクの高い項目についての統一的な監査を実施することにより、内部統制システムの有効性を評価し、必要な改善を指導、実施をする。内部統制システムの整備については、法令遵守、損失等の危機管理及び適正かつ効率的な事業運営を目的に、損失の未然防止、損失最小化に向けた各種対策を講じる。

2.内部統制システムに関する整備体制について
  1. 取締役及び使用人の職務執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
    • 業務執行の最高責任者として代表取締役は、コンプライアンス体制の監視及び改善等を目的とし、取締役よりコンプライアンス担当取締役を1名選任する。また補佐を行うため、使用人側にもコンプライアンス担当者を1名以上選任する。
    • 法令遵守に関する基本方針を「コンプライアンス規程」にて制定し、コンプライアンス担当取締役及びコンプライアンス担当者にて取締役、監査役及び使用人に周知を行う。また必要に応じて研修会を開催し、その周知を徹底するとともに各位が見直しを行う。
    • すべての取締役、監査役及び使用人を対象とし、弁護士事務所と内部通報制度を整備する。通報者に対する不利益な取扱いを禁止する等の「コンプライアンス通報規程」を設け、通報の妨げがない環境を整備する。
    • ビジネスリスク等のリスク・マネジメントを行うため「リスク管理規程」を定め、取締役、監査役及び使用人による事故が発生した際の適正かつ迅速な対応方法について規定する。
    • 代表取締役は、「内部監査規程」に則り、内部監査責任者を選任し、所属部署に依存せず、取締役及び使用人に対し客観性を持った内部監査室を組織し、職務執行及びコンプライアンスの状況等を、定期的に監査する。
    • 代表取締役以下、組織全体にて反社会的勢力及び団体とは一切の関係を遮断し、不当・不法な要求を排除する。また警察、弁護士等と緊密な連携関係を構築することに努める。
    • 財務報告に係る信頼性を確保するため、法令等に従い財務報告に係る内部統制の運用、評価を行う体制を整備する。
  2. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
    • 「取締役会規程」を定め、取締役会の手続及び取締役会の権限範囲等を明確にする。
    • 取締役及び使用人による効率的な職務執行を確保するため、管掌役員制度を導入し、「業務分掌規程」を定めるとともに、取締役及び使用人の職務執行に関する責任権限に関する事項を明確にするため、「権限規程」を定め、組織の効率的な運営を図る。
    • 「取締役会規程」に則り、原則月1回開催される取締役会において、経営に関する重要事項について、関係法規、経営判断の原則及び善良なる管理者の注意義務等に基づき決定を行う。また定期的に職務の執行状況等について報告する。
    • 取締役会において中期経営計画を策定し、管理部管掌取締役は中期経営計画の進捗状況及び進捗を定期的に取締役会に報告することで、中期経営計画が適正に運用されるよう努める。また定期的に中期計画の見直しを行い、適切な策定ができるように努める。
    • 経営会議は、「経営会議規程」に則り、原則月1回開催され、業務執行上重要な課題に関し十分に検討し、適切な対応ができるように努める。
  3. 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
    • 取締役の職務執行に係る情報(各種書類、資料及び電子媒体に記憶されるデータのすべてを指す)は「機密文書管理規程」等によって保存責任部署及び保存期限を定め、適正に保管、管理を行う。また内部監査にて、当該情報の保管及び管理が、同規程に従い適正に実施されているかを確認する。
    • 「機密文書管理規程」等によって、当社の所有する情報を適切に管理・運用する方針を明確にする。情報漏洩や改ざん、又は事故、故障、若しくは地震、火災等の人災及び天災により損害等から保護する体制を整備する。
  4. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
    • 経営上の意思決定は、取締役会にて決議する。
    • ビジネスリスク(多額の損失、不正や語謬の発生等)のリスク・マネジメントを行うため「リスク管理規程」を定め、取締役、監査役及び使用人による事故が発生した際の適正かつ迅速な対応方法、またリスク管理体制について規定する。
    • 「リスク管理規程」に則り、代表取締役を委員長として、全社的なリスク管理体制を推進するためリスク対策委員会を設置することができる。
    • 内部監査により、取締役及び使用人に法令・定款違反、その他の事由に基づきビジネスリスクとなる危険がある業務執行行為が発見された場合には、発見された内容等について、直ちに代表取締役に報告する。
  5. 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、当該使用人の取締役からの独立性に関する事項及び監査役の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
    • 監査役の監査業務の補助及び監査役会の運営事務等を行うため、補助要員の配置について、監査役又は監査役会は要請をすることができる。取締役はこれを尊重し、協議の上、適切な人員配置を行う。
    • 監査役又は監査役会は、リスク対策委員会、内部監査室及び補助要員の人事評価・人事異動に関し、意見を述べることができ、取締役はこれを尊重する。
    • 補助要員の、処遇、異動、懲戒処分等の人事に関する事項は監査役の同意を得て、当社が決定する。
    • 監査役又は監査役会は、補助要員に対し直接指示をすることができるものとし、当社は、これに抵触する指示をすることができない。
  6. 取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他監査役への報告に関する体制、並びに当該報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
    • 監査役は、取締役会に参加する他、希望する任意の会議に自由に出席することができる。
    • 監査役は、取締役及び使用人から職務執行状況の報告を求めることができる。
    • 監査役は随時、取締役及び使用人の職務執行に係る情報を閲覧することができ、必要に応じ内容説明を求めることができる。
    • 取締役及び使用人は、職務執行において気が付いた法令・定款違反等の会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事実、取締役及び使用人の不正行為、内部通報制度に基づき通報された事実、その他監査役監査のために求められた事項を直ちに監査役又は監査役会に報告する。
    • 当社は、上記の報告を行った取締役及び使用人に対し、内部通報制度に基づき監査役に報告を行ったことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止する。
  7. 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
    • 監査役がその職務の執行につき、費用の前払等を請求したときは、請求に係る費用又は債務が当該監査役の職務の執行に必要でないことを証明した場合を除き、当社はこれを拒むことはできない。
  8. その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
    • 監査役は、代表取締役及び取締役と定期的な会合をもち、会社が対処すべき課題について意見交換をする。また監査役監査上の重要課題、環境整備について意見交換し、取締役はこれを尊重する。
    • 内部監査責任者は、監査役と定期的に会合を持ち、内部監査状況、報告を共有し対処すべき課題等について意見を交換する。
    • 監査役は、監査役会を原則月1回開催し、監査状況等について情報交換及び協議を行う。また会計監査人から定期的な会計監査に関する報告を受け、内部監査責任者を交えて、意見交換を行う。
    • 決裁申請書、契約書、帳簿等の文書その他監査役が監査に必要と判断した資料等の社内の情報に、監査役が容易にアクセスできる体制を整備する。
    • 監査役及び監査役会が、監査実施にあたり必要と認めるときは、弁護士等の外部の専門家をアドバイザーとして任用することができる。
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